OBLIGACIONES GENERALES DE LA ACTIVIDAD COMERCIAL

Sabemos que para alcanzar el éxito deseado en nuestra actividad empresarial, es imprescindible observar aquellos requerimientos legales que son aplicables a nuestro giro de negocio, a fin de alcanzar la formalidad legal necesaria y tener capacidad para obligarnos y para adquirir derechos, ante terceros.

Generalmente, las gestiones de formalización las realizamos ante diferentes instituciones, entre ellas: Registro Mercantil, la Superintendencia de Administración Tributaria más conocida como SAT, Instituto Guatemalteco de Turismo -INGUAT-, Instituto de Seguridad Social -IGSS-, entre otras instituciones, dependiendo de la actividad comercial de nuestra empresa.

De acuerdo con el Código de Comercio de Guatemala, son comerciantes quienes ejercen en nombre propio y con el fin de lucro, actividades relacionadas con producción, transformación o intermediación de bienes y prestación de servicios (excepto la actividad profesional), entre otros.

Obligaciones mercantiles generales que debemos conocer:

A continuación, presentaré de manera general, algunas obligaciones mercantiles que debemos atender, según la actividad económica de nuestra empresa:

(a) Inscripción en el Registro Mercantil: El primer paso para formalizar nuestra actividad empresarial y adquirir la calidad de comerciante de acuerdo con el Código de Comercio, es realizar la inscripción en el Registro Mercantil, ya sea como comerciante individual o comerciante social (sociedades). Como resultado de lo anterior, usted recibirá la Patente de Comercio, o bien, si es comerciante social, recibirá la Patente de Comercio de Sociedad y la Patente de Comercio de Empresa.

Cabe mencionar que para la actividad profesional, entre otras referidas en el artículo 9 del Código de Comercio, no aplica la inscripción en el Registro Mercantil.

(b) Inscripción en la Superintendencia de Administración Tributaria: Esta inscripción debe realizarse en un plazo no mayor a 30 días hábiles contados a partir de la fecha del inicio de sus operaciones comerciales. Al momento de su inscripción, SAT le asignará un Número de Identificación Tributaria (NIT), el cual le servirá para identificarse en todos los procesos tributarios, mercantiles y legales que posteriormente realice.

En el proceso de inscripción usted puede elegir el régimen tributario que más le convenga a efecto de optimizar su carga tributaria, debiendo tomar en cuenta lo siguiente: (a) Impuesto al Valor Agregado que nos ofrece la opción de Pequeño Contribuyente cuando nuestros ingresos no sobrepasen la cantidad anual de Q. 150,000.00; y, Contribuyente Normal o General, si así lo deseamos, independientemente de la cantidad de ingresos que devenguemos; (b) Impuesto sobre la Renta, en el cual podemos elegir la opción de pagos mensuales sobre la totalidad de ingresos por ventas y servicios, o bien, optar por pagos trimestrales que son liquidados anualmente contra el impuesto por la utilidad del periodo. Respecto al Impuesto al Valor Agregado, es importante saber que al momento de nuestra afiliación debemos autorizar los siguientes documentos: (a) Facturas, (b) Notas de débito, (c) Notas de crédito, y (d) Facturas especiales. Cabe mencionar que las facturas especiales no son documentos obligatorios; sin embargo, en mi opinión son documentos indispensables en las empresas, ya que ayudan soportar adecuadamente aquellos gastos y costos que no son respaldados con factura emitida por el proveedor del bien o prestador del servicio.

(c) Llevar contabilidad: De acuerdo con el artículo 368 del Código de Comercio, los comerciantes deben llevar su contabilidad de forma ordenada, de acuerdo con el sistema de partida doble y conforme a los principios de contabilidad generalmente aceptados, estableciendo que los comerciantes cuyo activo total no exceda los Q.25,000.00, pueden omitir los registros contables; es decir, no están obligados a operar contabilidad completa.

(d) Libros contables habilitados y autorizados: Recuerde que la habilitación de los libros contables se realiza en SAT, haciendo uso de la plataforma Declaraguate. Asimismo, la autorización de estos debe realizarse electrónicamente por medio de la página del Registro Mercantil. Es importante mencionar que al momento de llevar contabilidad completa, debe utilizar por lo menos los libros siguientes: (a) Libro de ventas, (b) Libro de compras, (c) Libro Diario, (d) Libro Mayor, (e) Libro de Estados Financieros, y; (f) Libro de inventarios, y los auxiliares que su empresa requiera.

(e) Obligaciones Laborales como patrono. A continuación, describo algunas obligaciones laborales generales que debe observar:

1. Es importante que la relación laboral con sus colaboradores se formalice mediante la suscripción de contratos individuales de trabajo con cada colaborador.

2. Si cuenta con más de tres colaboradores, deberá inscribirse en el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social (IGSS).

3. Reglamento Interno de Trabajo (si cuenta con más de diez colaboradores)

4. Debe cumplir con el pago del salario mínimo y prestaciones de Ley (Bonificación Anual, Aguinaldo, Vacaciones, entre otras que correspondan).

Recuerde estar siempre actualizado, informado y cumplir con sus obligaciones empresariales de acuerdo con la legislación vigente en nuestro país. En Vargas Piedrasanta podemos asesorarle en sus obligaciones comerciales, financieras, contables y fiscales; somos una firma que busca la excelencia y el beneficio de nuestros clientes.

Autor: Nancy Monzón Villatoro