La CONTABILIDAD POR FONDOS, una herramienta para la administración de las ENTIDADES NO LUCRATIVAS

Recuerde que la ENTIDAD NO LUCRATIVA -ENL- ha sido creada con objetivos de ayuda a la comunidad, los cuales alcanza a través de la ejecución de proyectos que contribuyan a dichos objetivos. Conforme a la dinámica de la ENL es probable que de forma simultánea deba ejecutar dos o más proyectos que requerirá de controles internos adecuados que le permitan separar financieramente cada proyecto y a la vez cumplir con los objetivos institucionales.

En atención a lo anterior, el sistema contable‐financiero debe estar preparado para atender estos requerimientos, por lo cual proponemos las siguientes medidas financieras:

Contrate una cuenta bancaria por cada proyecto que ejecute:

Es altamente deseable que la ENL cuente con una cuenta general exclusiva para administrar sus recursos privativos (recursos propios) y que adicionalmente abra cuentas bancarias para cada proyecto que ejecute, las cuales estarán vigentes durante la vida del proyecto y deberán cancelarse al momento de concluirlos.

La práctica anterior, aparte de ser requisito para la mayoría de cooperantes, permite transparencia y ejerce un control eficiente sobre el uso de los recursos de cada proyecto ya que evita que los fondos se confundan y reduce riesgos por mal uso de fondos. Cuando los recursos se confunden hay posibilidades que se tomen fondos en exceso de un proyecto para financiar otro, o bien para financiar actividades privativas de la ENL.

Administre siempre cuentas por proyecto. Este es el principio de un buen sistema de control financiero.

RECOMENDACIONES:

a. Al momento de suscribir un convenio inicie inmediatamente con la contratación de una cuenta bancaria exclusiva para el proyecto. Procure que la cuenta se identifique con el nombre de la ENL y con una abreviación del nombre del proyecto, esto le ayudará a no confundir las cuentas/chequeras

b. La cuenta bancaria debe contar con por lo menos DOS FIRMAS MANCOMUNADAS, es decir que los cheques irán firmados por dos personas. NO ES RECOMENDABLE QUE SE REGISTRE SOLO UNA FIRMA.

c. Los firmantes de la cuenta bancaria deben ser miembros de Junta Directiva (Presidente y Tesorero) y dependiendo de las circunstancias es factible autorizar la firma del director del proyecto. NUNCA REGISTRE FIRMAS DEL PERSONAL QUE TIENE A CARGO LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS.

d. Una buena práctica de control requiere que cada pago que realice lo deje evidenciado a través de cheque. Evite emitir cheques a nombre del personal de la ENL (excepto que sean por remuneración a estos), directivos o asamblea. Emita los cheques a nombre del proveedor, evite pagar en efectivo ya que esta práctica es riesgosa y poco transparente.

e. El libro de bancos deberá actualizarlo cada vez que haya un pago o depósito y deberá cerrarlo mensualmente; es decir, la ENL deberá contar con un libro de bancos por mes.

f. Al final de cada mes calendario realice la respectiva conciliación bancaria.

g. La conciliación bancaria debe contar con la firma de la persona que la elaboró y del tesorero o director de la ENL.

h. NO ES RECOMENDABLE que la ENL ASOCIE TAJERTAS DE DÉBITO A CUALQUIER CUENTA QUE POSEA. Es mejor la utilización de cheques.